Gemeente Montferland en X-Information

Van reactieve inzicht naar dagverse informatie

 

Frank de Weerd is senior bedrijfsbureau Sociaal Domein bij de gemeente Montferland. Als teamleider is hij verantwoordelijk voor de gehele administratie in het sociaal domein. De vele veranderingen in het Sociaal Domein, onder andere in 2015 de transitie naar de nieuwe WMO, vroegen om een beter geïntegreerde Management Informatietool. Mede door privacy-vraagstukken die ontstonden, kwam ook de vraag; wie is nu onze klant? Om de laatste stand van zaken inzichtelijk te krijgen was men afhankelijk van de applicatiebeheerder. Deze moest query’s draaien uit meerdere applicaties, om vervolgens naast elkaar te leggen in Excel. Dat moest anders! De boekhouding moet altijd kloppend zijn, de informatie actueel en beschikbaar zijn. Bovendien was dit enorm bewerkelijk en te veel afhankelijk van één persoon.

 

Wat zou er dan geschikt zijn? Een goede Business Intelligencetool was het antwoord! Frank houdt niet van het woord, maar in deze gebruikt hij het toch. En terecht. De totstandkoming van X-Information was een echte co-creatie. Samen met Blinqt heeft de gemeente Montferland de huidige tool ingericht. Want wat is relevante informatie en hoe willen we deze tonen? Wie kan dat het beste bepalen? Precies, de eindgebruiker! Daarom wees gemeente Montferland twee eigen mensen aan om de dashboards in te richten. Met als resultaat hapklare brokken data, met een dagelijkse refresh. Dat is dus bijna realtime te noemen. De technische kant en de datawarehouse wordt verzorgd door Blinqt. “En zo zijn we tot een tool gekomen waar we enorm veel uit kunnen halen.”

Momenteel heeft de BI-tool ruim 100 gebruikers bij de gemeente Montferland. Van de directeur tot de beleidsmedewerkers en ongeveer 60 consulenten. Voor deze consulenten is het interessant te weten wat de werkvoorraad is, waar moeten zij actie op ondernemen voor een goede werklastverdeling en tijdig te signaleren dat er iets blijft liggen. Verder zijn deze consulenten echt wel mensen van de inhoud. Zij signaleren of de gemiddelde indicatie per klant bijvoorbeeld stijgende is, zodat men daar als gemeente weer actie op kan ondernemen. Voor de beleidsmedewerkers betekent de tool directe inzichten in de aanvragen, de kosten en de werklast. Maatwerk is duur en soms kan en moet het veel betaalbaarder. Vooral wanneer de vraag naar een voorziening groot is. Maar een voorziening die de gemeente jaarlijks €10.000,- kost, daar valt niet veel te halen op het gebied van standaardisering of efficiency. Met inzicht in de uitgaven kunnen beleidsmedewerkers gedegen beleid uitzetten.

 

Voorheen waren de inzichten reactief was, dus niet op regelmatige basis. Fouten, maar ook stijgende kosten werden zo veel minder snel gesignaleerd.

Behalve up-to-date informatie is het ook van enorm belang dat de informatie betrouwbaar is. Er is daarom databewaking ingebouwd. Regelmatig wordt gecontroleerd of er geen fouten in het systeem zijn geslopen. Daarnaast lieten cijfers nog wel eens ruimte voor interpretatie. Zoals het aantal uitkeringen en het aantal bijstandsklanten. Twee eenheden die makkelijk door elkaar gehaald werden. Meerdere personen kunnen één uitkering ontvangen, als huishouden, terwijl een bijstandsklant een persoon betreft. Binnen de tool worden deze eenheden altijd op dezelfde locatie weergegeven. Dat is een voordeel, het werk kan veel beter gestructureerd worden.

De basis van dit product, die staat. Maar de dashboards zijn speciaal ingericht voor de gemeente Montferland. “Wij zijn er blij mee, want het is gestoeld op ons gedachtengoed en dit is gewoon het resultaat van een mooie samenwerking.”

Wilt u weten wat X-Information van Blinqt uw gemeente kan brengen? Neem contact op met een van onze adviseurs.